小区业委会秘书工作手册（2023年）

目  录

总体上协助开展业委会主任、副主任和各委员交代的各项工作， 具体事项如 下：

快捷索引：《业委会分工》、《物业合同》《议事规则》《管理规约》

一、收发件

物业日常联系单、函件来往， 具体详见  第二部分

二、建立台账

建议所有发文、函、合同、联系单、回函的台账 excel 表

三、报修监管

每月对物业报修报事进行整理，并形成统计报表，包括但不限于

完成率、满意率计算。

四、投诉建议处理

1、   每天将收到的业主书面投诉建议，分类处理；

2、   非维修报修类，通过微信发送到业委会工作群以及通过钉钉发

送给具体分工负责人， 由分工负责人进行对接， 辅助文件的传递；

3、   维护投诉建议登记台账。

五、档案整理

1、   业委会的基本资料，做好档案存放；

2、   电脑上， 分类整理好所有的表决、公告、公示、发文、合同等

文件材料，放在规定目录；

3、   纸质资料，做好分类档案存放。

【日常工作电子目录结构】

工作目录命名： 工作编号+工作内容名称

存放文件及编号（扫描件做成 PDF）

01.物业来函（扫描件、 word 或 excel）

02. 回函（word）

03.会议记录

04.会议纪要（word）

05.决议公告（word）

06.公示（word）

07.公示拍照（扫描件做成 PDF）

08.表决结果（PDF）

09.询价文件（word）

10.询价结果公告（word）

11.询价响应单位材料（扫描件做成 PDF）

12.合同（word、扫描件）

13.验收单（扫描件）

以上文件可记录在工作平台也可以在电脑电子存档。

六、协助财务工作

1、   协助财务委员发票开具

2、   协助报销委员填写报销单

七、发起表决

按照第三部分程序开展表决

八、工作台账及提醒

1、   建立工作台账， 将各委员需要开展的工作，通过台账登记

2、   每周一将未完成的工作，在工作沟通群进行公示

九、房屋及场地租赁及合同

1、   协助主任洽谈房屋及场地出租工作

2、   参考《房屋租赁合同样本》、《场地租赁合同样本》拟草租赁合

同，并提交主任审核， 再进行表决

3、   按照标准程序落实合同表决、公示

4、   落实合同签订

5、   登记台账和存档

十、盖章

所有业委会用章，均需通过半数表决， 并存档表决记录。表决记

录有以下几种方式：

1、  业委会现场会议表决——业委会会议记录表

2、  业委会线上会议表决记录

一、发函（联系单）处理

发联系单

1、   由业委会会议决定对协作单位进行函告沟通

2、   由业委会主任起草函件并交由经办人审核

3、   经办人审核后交由主任确认

4、   主任确认后由秘书发起表决

5、   表决通过后盖章存档

6、   以 EMS 形式或者现场签收形式交由函告单位

7、   登记到台账

8、   一份交给物业

9、   登记到台账

二、收函（联系单）处理

1、   将收到的函（联系单） 告知经办委员

2、   经办人提出修改意见

3、   经办人修改后的回复意见交由主任审核

4、   主任审核后进行表决并签章

5、   复印一份存档

6、   原件交给物业

7、   登记到台账

一、整体安排

1、决议事项需业委会沟通群进行沟通，确定大概方向

2、整理思路确定后， 由主任进行文案的处理，文案交由主任进行审

核

3、主任对表决文案审核通过后，由秘书发起表决

二、简易程序

1、简易程序，直接上邻平台开展表决，并生成会议记录

2、会议记录盖章

三、标准程序

1、会议由主任负责召集和主持，主任因故不能召集和主持的， 由副 主任负责召集和主持。主任、副主任均因故不能召集的，或无正当理

由不召集的，由街道、社区指定一名委员召集；

2、召集人提前 7  日将会议通知及有关材料送达每位委员，并邀请社

区列席；

3、需讨论、决定的事项应当在会议召开 7  日前报告社区，并在本物

业管理区域内公告，听取社区和业主、非业主使用人的意见建议；

4、委员因故不能参加会议的， 提前 1  日向会议召集人说明；

5、会议应有过半数的委员出席，作出的决定（包括形成的业主委员

会议案） 必须经全体委员半数以上同意；

6、会议书面记录由出席会议的委员签字并加盖业主委员会印章后存

档；

7、业主委员会会议决定文件由业主委员会发布；

8、业主委员会会议决定（包括业主委员会议案） 在作出之日起 3 日

内以书面形式报告社区并在物业管理区域内公告栏、每幢房屋门栋公

告 7  日（不少于 7 日），接受业主的查询和监督；

9、业委会固定会议时间为每月第一周周六下午 14:00，讨论内容为上 个月工作总结和本月工作计划以及其他临时性内容。固定会议无需提 前进行公示， 可由召集人直接召集，或因突发原因无法开启的，会议

组织者应确定召开日期。

（一）询价

1、   询价可以和公示同步开展

2、   除了电梯、消防等特殊维修类项目， 其他均需要开展询价

3、   询价公告需要开展表决

4、   询价公告盖章并发送到微信公众号（交由海纳团队发布）

5、   询价公告做好台账登记

6、   按照报名单位情况开展表决选取单位

7、    询价结果公告

8、   询价结果公告做好台账登记

（二）合同签订

1、   所有程序完毕后，通知中标供应商， 按照投标的内容， 拟定

合同

2、   将拟定的合同发个项目负责委员

（三）财务支付及验收

业委会财务支付流程

业委会报销/请款流程资料：

1、请款单/报销单

2、业委会会议记录、会议纪要（超过 2000 元需要）

3、价格合理性说明（网络报价或者三方询价对比）

4、公示文件（包括支出项目、价格、购买单位/施工单位），必要时需

要招标文件和招标过程

5、项目和设备类需要验收单（责任委员和物业验收）

6、发票（经办人、审核人签字）

物业财务请款所需要资料

1、请款单/报销单

2、物业沟通函

3、业委会对沟通函表决记录（需要表决，明确时间、地点、事件、价

格）

4、超过 2000 附带合同，合同和沟通函一起表决为宜

5、事件公示、包括事情过程、价格、费用出处

6、验收单（责任委员和物业验收）

7、发票（经办人、审核人签字）

四、XXX 小区业委会分工(2023 年调整)